Over de functie

ft 31329

Je ondersteunt de Secretaris en Adviseur Asiel & Migratie van de Commissaris van de Koning in een bestuurlijke omgeving waar veel gebeurt. Met jouw organisatietalent, overzicht en nauwkeurigheid zorg je dat afspraken, administratie en processen soepel verlopen. Je schakelt snel, houdt regie op de dagelijkse ondersteuning en denkt proactief mee waar dat nodig is. Dankzij jouw servicegerichte aanpak lever je een belangrijke bijdrage aan de werkbaarheid en professionaliteit van het team.

Wat ga je doen

• Je voert complex agendabeheer uit en plant, wijzigt en bewaakt afspraken.

• Je beheert de mailbox door e-mails te beoordelen, prioriteren, af te handelen en uit te zetten.

• Je bereidt overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken voor.

• Je notuleert vergaderingen en stelt actie- en besluitenlijsten op en bewaakt deze.

• Je beheert, actualiseert en vult logboeken, dossiers en administratieve registraties aan.

• Je verwerkt, controleert en archiveert documenten en ontvangen informatie.

• Je stelt correspondentie, notities en andere bestuurlijke stukken op, redigeert en verwerkt deze.

• Je bewaakt deadlines en volgt gemaakte afspraken op.

• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief de praktische voorbereiding.

• Je onderhoudt contact met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties.

• Je signaleert knelpunten en draagt actief bij aan een efficiënte ondersteuning.

• Je verricht overige secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Eisen

• Je beschikt over een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse of directiesecretaresse.

• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en administratieve ondersteuning.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Outlook, Word, Excel, Teams en digitale documentbeheersystemen.

Wensen

• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met bestuurlijke of politiek sensitieve communicatie.

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner bij een overheidsinstelling.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.

• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken.

• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met communicatie met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties.

Competenties

• Je bent nauwkeurig.

• Je bent zelfstandig.

• Je bent servicegericht.

• Je bent stressbestendig.

• Je bent flexibel.

• Je bent proactief.

• Je bent accuraat.

• Je bent integer.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 31329

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Snelle uitbetaling binnen 16 dagen.