Over de functie

mag 260916-MT-001

Je gaat tijdelijk het HR-projectteam versterken tijdens een omvangrijke reorganisatie in het hoger onderwijs. In deze rol zorg je voor een uiterst zorgvuldige administratieve ondersteuning in een fase waarin grote hoeveelheden personeelsinformatie worden verwerkt en formele, vertrouwelijke communicatie richting medewerkers wordt voorbereid. Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en discreet en hebt voortdurend oog voor kwaliteit, volledigheid en timing. Je bijdrage is direct van belang voor een professionele en foutloze uitvoering van een traject met grote impact op medewerkers.

Je werkt met verschillende bestanden en gegevensbronnen en zorgt ervoor dat gepersonaliseerde correspondentie correct wordt voorbereid, gecontroleerd en verwerkt. Daarbij kijk je niet alleen naar de technische output, maar controleer je ook actief de onderliggende gegevens en signaleer je afwijkingen voordat communicatie wordt verzonden.

Wat ga je doen

• Je bereidt personeelsbrieven en overige correspondentie op medewerkerniveau administratief voor, genereert deze, controleert ze en verwerkt ze zorgvuldig.
• Je voert mail merges en samenvoegbewerkingen uit waarbij je gegevens uit spreadsheets koppelt aan briefsjablonen in Microsoft Word.
• Je beheert en controleert gegevensbestanden en verzendlijsten en signaleert actief ontbrekende, dubbele, afwijkende of onjuiste gegevens.
• Je controleert de uitkomsten van samenvoegbewerkingen zorgvuldig en corrigeert gegevens waar nodig of stemt afwijkingen tijdig af.
• Je splitst vanuit grote samengevoegde bestanden individuele medewerkersbrieven zorgvuldig op en selecteert deze correct.
• Je maakt individuele correspondentie gereed voor verzending en zorgt voor een juiste administratieve verwerking en opname in de juiste personeelsdossiers.
• Je controleert of de juiste medewerker aan de juiste brief en gegevens is gekoppeld.
• Je bewaakt de volledigheid, uniformiteit en tijdigheid van de correspondentie.
• Je administreert de voortgang en status van verschillende communicatiemomenten zorgvuldig.
• Je bewaakt deadlines en signaleert tijdig eventuele knelpunten.
• Je ondersteunt het HR-projectteam bij overige administratieve werkzaamheden die samenhangen met de reorganisatie.

Over jou

• Je bent een ervaren administratief professional die uitblinkt in het zorgvuldig verwerken en controleren van grote hoeveelheden gegevens en vertrouwelijke informatie.
• Je hebt een scherp oog voor detail en werkt zeer nauwkeurig en kwaliteitsbewust.
• Je bent zorgvuldig, discreet, zelfstandig en stressbestendig.
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en begrijpt dat de communicatie die je voorbereidt grote persoonlijke betekenis kan hebben voor medewerkers.
• Je houdt van structuur, controle en overzicht en werkt graag met grote hoeveelheden gegevens en documenten.
• Je controleert, vergelijkt, signaleert en vraagt door wanneer iets niet klopt.
• Je bent alert, wacht niet af en stemt waar nodig tijdig af met het HR-projectteam.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt ruime ervaring met administratieve ondersteuning binnen complexe verander-, reorganisatie- of HR-trajecten.
• Je hebt ruime ervaring met het verwerken van grote hoeveelheden gegevens en documenten.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden en verzorgen van grote aantallen gepersonaliseerde brieven, e-mails of andere formele communicatie.
• Je hebt zeer ruime ervaring met mail merge, document merging of vergelijkbare technieken.
• Je hebt ervaring met het controleren van grote bestanden en het zelfstandig signaleren van fouten, afwijkingen, dubbele records en ontbrekende gegevens.
• Je hebt ervaring met vertrouwelijke en privacygevoelige personeelsinformatie.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor planning en deadlines.
• Je kunt zelfstandig werken en verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit van het eindresultaat.

Wensen

• Je hebt ervaring binnen het hoger onderwijs.
• Je hebt ervaring met HR-administratie.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag 260916-MT-001

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.