Over de functie

ft 33140

Je ondersteunt civiele projectleiders en helpt meerdere projecten tegelijk soepel te laten verlopen. Je zorgt voor overzicht, structuur en een zorgvuldige administratieve afhandeling binnen uiteenlopende projecten in de openbare ruimte. Daarbij werk je nauw samen met projectleiders en andere betrokkenen, zodat informatie tijdig beschikbaar is en processen goed blijven lopen. Je draagt bij aan een professionele projectorganisatie waarin plannen, bewaken en vastleggen centraal staan.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt meerdere civiele projectleiders bij de dagelijkse organisatie van hun projecten.
• Je organiseert project- en andere overleggen, plant afspraken, verzorgt agenda en stukken en maakt waar nodig notulen of heldere actie- en besluitenlijsten.
• Je bewaakt acties en afspraken en zorgt dat de projectleider zicht houdt aan wat nog moet gebeuren.
• Je houdt projectdossiers en projectinformatie actueel, compleet en goed vindbaar en zorgt voor een zorgvuldige vastlegging van relevante stukken, besluiten en correspondentie.
• Je ondersteunt de projecten bij de PMC-werkwijze (Projectmatig Creëren), bijvoorbeeld door projectdocumentatie, bijeenkomsten, formats en besluitmomenten goed te organiseren en administratief te ondersteunen.
• Je ondersteunt de financiële administratie van projecten door gegevens en overzichten bij te houden, te ondersteunen bij verplichtingen, opdrachten en factuurstromen en tijdig te signaleren wanneer informatie ontbreekt of iets aandacht vraagt.
• Je ondersteunt de communicatie met inwoners door inwonersbijeenkomsten te organiseren, uitnodigingen te versturen, een projectmailbox bij te houden, bewonersbrieven voor te bereiden en vragen bij de juiste collega terecht te laten komen.
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en controleren van projectstukken en zorgt dat informatie tijdig en compleet beschikbaar is voor overleggen en besluitvorming.
• Je hebt contact met collega’s, adviesbureaus, aannemers, nutsbedrijven en andere betrokken partijen als dat voor de organisatie van een project nodig is.
• Je ziet waar processen of administratieve werkwijzen slimmer kunnen en denkt actief mee over verbeteringen.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectassistent, projectondersteuner en/of vergelijkbaar binnen de publieke sector.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het zelfstandig organiseren en administratief ondersteunen van werkzaamheden, waaronder verslaglegging, actie- en afsprakenbewaking en dossierbeheer.
• Je bent aantoonbaar bereid om het grootste deel van de werkzaamheden op locatie in Hardenberg uit te voeren.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring in de ondersteuning van civieltechnische en/of infrastructurele projecten in de fysieke leefomgeving.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projectleiders en projecten, waarbij je zelfstandig verantwoordelijk was voor de organisatorische en administratieve ondersteuning.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met financiële projectadministratie, bijvoorbeeld het bijhouden van verplichtingen, opdrachten, facturen of financiële projectoverzichten.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het organiseren van inwonersbijeenkomsten, participatiemomenten en/of projectcommunicatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Projectmatig Creëren methodiek (PMC).
• Je bent aantoonbaar beschikbaar voor 32 uur per week.

Competenties

• Je bent zelfstandig.
• Je bent nauwkeurig.
• Je bent communicatief vaardig.
• Je bent flexibel.
• Je bent goed in plannen en organiseren.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 33140

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.